Una significativa percentuale del nostro tempo viene impiegata per cancellare email inutili. Ma queste non sono le peggiori: possono essere lette velocemente o cestinate senza nemmeno aprirle.

Sarebbero innocue, se non ci costringessero a sprecare almeno 6,5 minuti al giorno, pari a 40 ore l’anno: una settimana lavorativa! Questa è la stima minima che ho formulato, a seguito di un test svolto un mese fa.

Le email peggiori sono altre, e sono di due tipi. Le prime vengono scritte per pararsi il sedere, come si dice in gergo. Arrivano a decine di persone, rispetto alle poche a cui andrebbero destinate, e hanno una duplice possibile sorte: se va bene, vengono ignorate, ma nel peggiore dei casi ci tocca rispondere.  Molto più spesso, in misura proporzionale al numero di destinatari e all’importanza del tema trattato, comportano risposte su risposte, con strascichi polemici, attacchi personali e necessità di escalation, fanno perdere tanto tempo e peggiorano la qualità del lavoro e dei rapporti interpersonali.

Il mittente vuole comunicare scadenze e obiettivi, associando a essi potenziali criticità, cause e motivi per cui non sarà colpa sua se i risultati non verranno conseguiti, cercando di mettere in copia quante più persone possibile, per poter dire in futuro: Vi avevo informato, non potevate non sapere, o Questo è il problema, ora è affar vostro risolverlo. In realtà, queste email  non permettono di cogliere l’obiettivo sperato: chi le scrive, non solo non si para, ma verrà considerato causa delle tensioni indotte dal suo scritto.

Infatti, producono una guerra preventiva, alimentata da destinatari che a loro volta vogliono “pararsi”. E tale guerra defocalizza l’azienda dal perseguimento delle scadenze e degli obiettivi indicati nell’email iniziale. L’azienda cerca infatti il peccatore, prima ancora di aver commesso il peccato.

Un altro tipo di email dannose sono quelle di cui viene frainteso il contenuto. Caratterizzano sia le relazioni lavorative, sia quelle amichevoli. Spesso vengono scritte di fretta, per condividere uno stato d’animo o un’opinione. E comportano risposte sgraziate, dirompenti, violente, che fanno star male sia chi le scrive, sia chi le riceve, a causa del fraintendimento in atto. Quest’ultimo è originato dalla difficoltà di esprimere i toni, tipica dell’email, per cui uno scherzo può essere facilmente interpretato come un attacco.

Quali rimedi? Le email scritte per pararsi possono essere limitate creando una cultura della fiducia e della responsabilità condivisa tra colleghi, opposta alla cultura ispettiva, del colpevole e della pena, che purtroppo caratterizza molte imprese italiane.

Le incomprensioni via email possono essere ridotte incontrandosi, parlandosi a telefono e ricorrendo maggiormente agli sms, per loro natura più brevi e non adatti a invii per conoscenza.

Consiglio di provare, per 1 o 2 settimane, le regole di cui un’azienda dovrebbe dotarsi per gestire le email dirette ai colleghi, e di verificare cosa accade:

1. Non inviare email se non devi spedire un allegato

2. Manda al massimo 10 email al giorno ai tuoi colleghi

3. Non scrivere più di due righe in un’email

Mediamente, le email inutili, sommate a quelle dannose, comportano come minimo lo spreco di 15 minuti a persona al giorno, pari a 11,4 giorni lavorativi in 1 anno. In un’azienda con 1000 dipendenti, si perdono dunque 11.400 giornate!

E’ ora di dotarsi di regole serie per gestire le email tra colleghi. Che ne dite?