La gestione smart del frigorifero

Tutti a casa abbiamo un frigorifero e tutti nel nostro piccolo siamo alle prese con la sua gestione, con la reperibilità delle materie prime (la spesa) e con la loro shelf life (data di scadenza). Una gestione che non è semplice per una famiglia, figuriamoci se il frigorifero in questione è quello di un hotel che tra clientela interna ed ospiti esterni arriva ad avere 1000 persone al giorno. “Cosa serve? Sensibilità e tecnologia. Un’ottima padrona di casa deve essere oggi altamente tecnologica, molto ben organizzata e altrettanto sensibile nel capire le necessita dei suoi ospiti». Se siete soliti combinare guai a casa vostra con cibi e bevande dovreste conoscere Ilaria Carini nuova Food & Drink Operations Manager del Rome Cavalieri, A Waldorf Astoria Hotel. «La gestione del frigorifero in una struttura come la nostra è un lavoro quotidiano. I menu ci aiutano a tenere una linea su quello che serve e rischia di mancare; c’è poi la tecnologia con una serie di gestionali capaci di inviare report sulle tipologie di scarto in modo da intervenire laddove dovesse prefigurarsi una criticità”.

Difficile, dicevamo, organizzare un frigo casalingo, figuriamoci quello di una realtà come la vostra.

“Come in ogni famiglia che si rispetti è importante ascoltare e tenere a mente i gusti di tutte le persone, solo che la nostra famiglia diciamo che è un po’ allargata. Per il resto c’è tanta programmazione, sia per i prodotti da preparare al momento che per le richieste più strane dei nostri ospiti”.

Tutti in casa siamo rimasti senza qualcosa. A voi, è mai capitato anche solo una volta?

“No, mai. È la cosa peggiore che possa accadere nel nostro comparto, come quando richiedi un vino che è in carta e in cantina è finito. Spesso arrivano dagli eventi delle richieste insolite, per le quali ci adoperiamo affinché tutto funzioni. Tempo fa in 24 ore abbiamo dovuto preparare un banchetto per una festa musulmana nel pieno rispetto delle loro norme sulla lavorazione e preparazione della carne di agnello. È stato faticoso ma grazie anche al nostro chef arabo, che non a caso lavora con noi, abbiamo offerto un banchetto di assoluto livello”.

Gestire un frigorifero significa anche non far scadere le cose, insomma, non sprecare. Come gestite tutto questo?

“Contrastare il food waste è uno degli obiettivi principali per la cucina, non solo per una questione di costi, ma anche per un senso di responsabilità e di consapevolezza dell’impatto ambientale. È un processo a più fasi e la stessa parola “avanzi” sottintende diverse tipologie di cibo: scarti di lavorazione, pietanze cucinate ma non servite e, infine, cibo che rientra dallo sbarazzo. La mia filosofia è che gli avanzi si gestiscano prevenendoli. Vuol dire fare una buona spesa sia in termini di quantità che di qualità. Da qualche tempo, il Rome Cavalieri (e tutta la Compagnia Hilton) si avvale di una tecnologia innovativa che genera una reportistica capace di analizzare dove, quando e cosa si butta e quindi di prendere azioni preventive e correttive. Poi da diversi anni abbiamo attivato partnership come quella con Equo Evento e Too Good To Go che ci permettono di dare in beneficenza e in misura minore in vendita il cibo consumabile”.

Lei mi ricorda quando in Pulp Fiction, Harvey Keitel dice "Sono il signor Wolf, risolvo problemi".

“Diciamo che la nostra abilità sta nel giocare d’anticipo, rimanendo pronti a gestire ogni emergenza. Per fare questo abbiamo studiato, capito, conosciuto e incontrato la nostra clientela luxury, il centro di ciò che facciamo. Funzioniamo come una famiglia qualunque in cui si conoscono bene i gusti del papà, del fratello, del figlio. Chi non beve caffè, chi non mangia la carne, chi preferisce la colazione salata, chi mangia i biscotti e un te caldo prima di dormire. Questo, moltiplicato per un numero enorme che corrisponde ai nostri ospiti!”.

Quanto è difficile «fare la spesa»? Cioè farsi consegnare i food cost, spesso visti come conti cervellotici….?

“Le rispondo con una citazione molto usata per descrivere il lavoro della cucina: “Uno Chef deve pensare come uno scienziato, organizzarsi come un contabile, ispirare e motivare come un guerriero, impiattare come un artista e cucinare come una nonna”. Il lavoro dello chef è tanto cuore quanto testa. Quindi, sfatiamo questo mito degli chef che rifuggono dai conti cervellotici e chiariamo che sia i Food&Drink Manager che gli Executive Chef amano i numeri, e che l’analisi dei costi è uno degli aspetti che noi seguiamo con grande scrupolo ogni giorno. I nostri Chefs sono quasi “gelosi” del loro food cost: sono loro stessi i primi a controllare che si venda al prezzo giusto, che la merce abbia il giusto rapporto qualità/prezzo. E poi ci sono strumenti tecnologici che snelliscono e facilitano la compilazione delle schede tecniche”.

Come si pianifica un budget? È previsto un margine d’errore di che %?

“Si parte dall’analisi di ciò che la direttrice commerciale ci racconta sulle camere. Si analizza lo storico e il punto di sviluppo in cui si trova ogni spazio ristorativo. Si definisce quale tipologia di offerta si vuole proporre in base all’analisi di trend e di fattori sia interni che esterni all’hotel e si riflette il tutto nei menù e nel calendario eventi. Si decide anche quale tipo di messaggio vogliamo dare, rispondendo alle domande “Cosa siamo quest’anno?”, “Cosa abbiamo da raccontare?”. Fare un budget è come raccontare una storia in numeri. Questo racconto deve essere accurato e concreto e quindi il “forecast accurancy” è uno dei parametri su cui poniamo un obiettivo, prevedendo in modo quanto più preciso possibile il nostro fatturato. Il margine di errore che consentiamo di avere varia di anno in anno ma non va mai oltre il 5%”.

Uno dei principali temi nel mondo della ristorazione è il controllo dei prodotti, pre e post utilizzo. Come siete organizzati su questo?

“Il lavoro si divide in due tipologie: il controllo di un prodotto nuovo e quello quotidiano della merce che già conosciamo. Nel caso del cibo, il prodotto nuovo viene selezionato, provato e testato dalla cucina con il supporto tecnico dell’ufficio acquisti. Poi abbiamo il controllo quotidiano della merce consegnata, che è in realtà una filiera standardizzata nel nostro piano di autoregolazione HACCP”.

Come si è evoluto il concetto di accoglienza, lato F&B, negli ultimi anni?

“Oggi si va verso una ristorazione esperienziale che anticipi le necessità di un pubblico sempre più variegato, catturando trend e dimostrandosi attrattiva tanto per i clienti quanto per i dipendenti. Questo perché il Food & Drink ha assunto un ruolo di cruciale importanza nel mondo dell’ospitalità. Dopo location e prezzo delle camere, è il criterio per cui si sceglie di prenotare in una determinata struttura. È la seconda fonte di ricavi di un hotel, ne definisce il posizionamento sul mercato ed è l’ambito più connesso ai momenti d’alto impatto emotivo, creando ricordi speciali da vivere e condividere. Tutto questo si articola nel dare agli ospiti esperienze sempre più uniche e immersive, collegate anche a partnerships con importanti brand come il nostro ristorante estivo PATIO 101 che vede la collaborazione con Moët & Chandon. I nostri ospiti sono poi sempre più attenti rispetto alle tematiche quali la sostenibilità, prodotti e produttori locali, pratiche di coltivazione, allevamento, e simili”.

Il vostro hotel ha al centro della sua vita quotidiana la gestione di eventi. Questo ha di fatto imposto una nuova attività: il banqueting.

“Se c’è un settore profondamente cambiato è quello del congressuale dove le aspettative rispetto all’esperienza ristorativa sono sempre più alte. Anche chi partecipa ad un congresso si aspetta dalla parte ristorativa un valore aggiunto dell’evento, dai coffee break a tema alla varietà e diversificazione dell’offerta gastronomica. Un mercato cardine per il nostro business, intorno al quale abbiamo di recente lanciato una Event F&D Planning Platform, in modo da permettere all’organizzatore di eventi di personalizzare la sua richiesta F&D in modo veloce e tecnologico”.